Sistema de Bibliotecas: una constante evolución

Siempre hay espacio para mejorar, para evolucionar.  Eso lo tiene claro Juan Pablo Siza, director del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes, y lo repite, incluso, después de la renovación del Certificado en Sistema de Gestión de Calidad - ISO 9001 a las bibliotecas de la Universidad de los Andes. 

Para otorgar el certificado, los auditores vigilan parámetros como el aprovisionamiento, la gestión documental y bibliográfica, los procesos de los servicios, entre muchos otros. En estos pueden encontrar “no conformidades”, es decir, requisitos incumplidos que piden corregir. En la última auditoría realizada por el Icontec, no se encontraron irregularidades en el Sistema de Bibliotecas.  

Para Siza, el estar en regla con todos los requerimientos es gracias al trabajo en equipo y al plan de evaluación interno que les permitió mejorar en las observaciones de años anteriores.   

Por medio de indicadores de seguimiento, el equipo de bibliotecas evaluó posibles cambios de metodología y procesos que llevaron a mejoras continuas. Eso ocurrió, por ejemplo, con el Repositorio Institucional Séneca que, gracias a los análisis y la documentación, ha subido en los rankings de medición internacionales, ubicándose en 2021 en el tercer lugar del país. 

 “En general, los procesos de las bibliotecas son muy estandarizados a nivel nacional e internacional, pero esto nos pone en ese gran reto de seguir cambiando y evaluando, de mirar así sean pequeñas cosas de los servicios”, señala Siza. 

La certificación fue renovada por el Icontec en noviembre, para un periodo de tres años. 

El Sistema de Bibliotecas tiene varios planes a futuro, como la implementación de un repositorio de datos de investigación en el que los mismos investigadores, grupos y centros de investigación puedan publicar los datos que manejan para la producción de artículos o libros. 

Un repositorio de este tipo busca tener un acceso abierto a la información, estando afín con la visión que tiene la Universidad en su Plan de Desarrollo Integral (PDI) de trabajar colaborativamente con la comunidad. 

Otro reto importante es lograr que la Universidad sea una entidad que gestiona, investiga y preserva el patrimonio cultural documental. Un trabajo liderado por el Sistema de Bibliotecas en colaboración con las facultades. 

La certificación ISO 9001 “valida el compromiso de la biblioteca por un mejor servicio, porque los estudiantes tengan los recursos para su modelo de formación en toda su carrera profesional, desde pregrado hasta doctorado”, dice Siza.

El Sistema de Bibliotecas sigue planeando mejoras enfocadas a los múltiples datos que arroja el sistema de información y que ayudarán a seguir evolucionando en el servicio.